Як списати дебіторську заборгованість у 2025 році згідно з вимогами податкового законодавства
У 2025 році актуальність теми списання боргів лише зростає. Бізнес стикається з неплатниками, банкрутствами та тривалими затримками оплати. Щоб уникнути податкових ризиків і не спотворювати фінансову звітність, важливо знати, як списати дебіторську заборгованість правильно — згідно з Податковим кодексом України.
Коли можливо списання дебіторської заборгованості
Дебіторська заборгованість — це сума, яку мають сплатити контрагенти, але не зробили цього у встановлений строк. Якщо вона прострочена або безнадійна, її можна списати.
У 2025 році підстави для списання безнадійної дебіторської заборгованості визначені у пп. 14.1.11 ПКУ. Серед них:
а) заборгованість за зобов’язаннями, щодо яких минув строк позовної давності;
б) прострочена заборгованість померлої фізичної особи, за відсутності у неї спадкового майна, на яке може бути звернено стягнення;
в) прострочена заборгованість осіб, які у судовому порядку визнані безвісно відсутніми, оголошені померлими;
ґ) прострочена понад 180 днів заборгованість особи, розмір сукупних вимог кредитора за якою не перевищує мінімально встановленого законодавством розміру безспірних вимог кредитора для порушення провадження у справі про банкрутство, а для фізичних осіб – заборгованість, що не перевищує 25 відсотків мінімальної заробітної плати (у розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року (у разі відсутності законодавчо затвердженої процедури банкрутства фізичних осіб);
д) актив у вигляді корпоративних прав або не боргових цінних паперів, емітента яких визнано банкрутом або припинено як юридичну особу у зв’язку з його ліквідацією;
є) прострочена заборгованість фізичної або юридичної особи, не погашена внаслідок недостатності майна зазначеної особи, за умови, що дії щодо примусового стягнення майна боржника не призвели до повного погашення заборгованості;
ж) заборгованість, стягнення якої стало неможливим у зв’язку з дією обставин непереборної сили, стихійного лиха (форс-мажорних обставин), підтверджених у порядку, передбаченому законодавством;
з) заборгованість суб’єктів господарювання, визнаних банкрутами у встановленому законом порядку або припинених як юридичні особи у зв’язку з їх ліквідацією.
Таким чином, прострочена дебіторська заборгованість не автоматично вважається безнадійною — потрібно мати юридичні підстави для її списання.
Як списати дебіторську заборгованість правильно
Процес списання складається з декількох етапів:
- Аналіз заборгованості — перевірка термінів, обставин і документів. Важливо встановити дату виникнення боргу, наявність спроб стягнення, чинність договору та строк позовної давності.
- Підтвердження безнадійності — наявність рішень суду, витягів із ЄДР, довідок виконавчої служби, акту про неможливість стягнення. Також враховується офіційна інформація про ліквідацію чи банкрутство боржника.
- Наказ керівника — оформлення внутрішнього документа про списання. У наказі обов’язково зазначається підстава, сума, період виникнення заборгованості та посилання на документи.
- Відображення в бухгалтерському обліку — за рахунком 944 або 944/377 (залежно від ситуації). Якщо раніше створювався резерв, списання відображається через зменшення резерву.
- Відображення у податковому обліку — відповідно до вимог розділів ІІІ та IV ПКУ. Якщо всі умови дотримано, списана сума може бути врахована у витратах підприємства, а у випадку з ПДВ — може виникнути зобов’язання з коригування податкового кредиту.
Податкові наслідки списання
Списання простроченої дебіторської заборгованості не завжди зменшує об’єкт оподаткування. Щоб включити суму до витрат, підприємство має відповідати критеріям статті 14 ПКУ, яка визначає поняття «безнадійна заборгованість».
Наприклад:
- Якщо заборгованість визнається безнадійною — вона зменшує фінрезультат до оподаткування за правилами бухобліку. Така операція відображається у декларації з податку на прибуток.
- Якщо ж немає підтвердження (закінчення строку давності, судового рішення тощо) — списання може бути визнано необґрунтованим, і витрати податковою не будуть прийняті. Крім того, це може спричинити донарахування податку під час перевірки.
Також у платників ПДВ виникає питання коригування податкового кредиту, якщо борг залишився неоплаченим. Якщо товари/послуги не були оплачені у встановлений строк, ПДВ-кредит підлягає зменшенню (ст. 198 ПКУ).
Для уникнення спорів з податковими органами важливо мати повний пакет підтвердних документів та обґрунтування, чому заборгованість є безнадійною.
Документи, необхідні для списання
Для обґрунтованого списання дебіторської заборгованості у 2025 році слід підготувати:
- Акт інвентаризації заборгованості — підтверджує, що заборгованість дійсно існує, не погашена та визнана безнадійною або простроченою.
- Довідку/висновок юриста або служби безпеки — містить аналіз причин неплатежу, дій щодо стягнення та правову оцінку перспектив.
- Рішення суду (якщо є) або виконавчий лист — особливо важливо при наявності судового спору або безуспішного виконавчого провадження.
- Витяг з ЄДР про ліквідацію боржника — свідчить про відсутність правонаступників та неможливість стягнення боргу.
- Наказ керівника про списання — внутрішній документ, що засвідчує управлінське рішення з чітким зазначенням підстав і суми.
- Бухгалтерську довідку з обґрунтуванням облікових проводок — включає посилання на нормативні акти, обраний рахунок і обґрунтування фінрезультату.
Без повного комплекту документів списання може бути визнано податковими органами формальним і необґрунтованим.
Типові помилки під час списання
- Відсутність підтвердних документів — рішення суду, витягів, повідомлень. Без цього списання не буде вважатися правомірним ані податково, ані фінансово.
- Непроведена інвентаризація — вимога для обліку списання згідно з Положенням №879. Інвентаризація має бути оформлена належним актом.
- Списання раніше, ніж завершився строк позовної давності — не дозволяє визнати заборгованість безнадійною. Це також може бути підставою для податкових донарахувань.
- Помилки в обліку — неправильний рахунок, некоректне ПДВ, відсутність проводки з резерву (за його наявності).
- Відсутність наказу керівника — навіть при наявності підстав. Без цього внутрішнього розпорядчого документа списання не вважається завершеним.
Щоб уникнути таких помилок, доцільно затвердити внутрішній регламент списання боргів або користуватись консультаціями аудитора.
Висновок
Списання дебіторської заборгованості — це не просто бухгалтерська операція, а юридично й податково значуща дія, яка вимагає зваженого підходу. Важливо розуміти, що питання, як списати дебіторську заборгованість, вирішується не лише на рівні бухгалтерії, а й із залученням юристів. Кожне списання має бути належним чином обґрунтоване, підтверджене документально та відповідати вимогам чинного законодавства. Якщо виникають сумніви або складні випадки — краще звернутися до податкового консультанта чи аудитора, щоб уникнути ризиків під час перевірок.
Контактна інформація
Місцезнаходження
Україна