Как списать дебиторскую задолженность в 2025 году согласно требованиям налогового законодательства
В 2025 году актуальность темы списания долгов только возрастает. Бизнес сталкивается с неплательщиками, банкротствами и длительными задержками оплаты. Чтобы избежать налоговых рисков и не искажать финансовую отчетность, важно знать, как списать дебиторскую задолженность правильно — согласно Налоговому кодексу Украины.
Когда возможно списание дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — это сумма, которую должны уплатить контрагенты, но не сделали этого в установленный срок. Если она просроченная или безнадёжная, её можно списать.
В 2025 году основания для списания безнадежной дебиторской задолженности определены в пп. 14.1.11 НКУ. Среди них:
а) задолженность по обязательствам, по которым истек срок исковой давности;
б) просроченная задолженность умершего физического лица, при отсутствии у него наследственного имущества, на которое может быть обращено взыскание;
в) просроченная задолженность лиц, которые в судебном порядке признаны безвестно отсутствующими, объявлены умершими;
г) просроченная более 180 дней задолженность лица, размер совокупных требований кредитора по которой не превышает минимально установленного законодательством размера бесспорных требований кредитора для возбуждения производства по делу о банкротстве, а для физических лиц — задолженность, не превышающая 25 процентов минимальной заработной платы (в расчете на год), установленной на 1 января отчетного налогового года (в случае отсутствия законодательно утвержденной процедуры банкротства физических лиц);
д) актив в виде корпоративных прав или не долговых ценных бумаг, эмитент которых признан банкротом или прекращен как юридическое лицо в связи с его ликвидацией;
е) просроченная задолженность физического или юридического лица, не погашенная вследствие недостаточности имущества указанного лица, при условии, что действия по принудительному взысканию имущества должника не привели к полному погашению задолженности;
ж) задолженность, взыскание которой стало невозможным в связи с действием обстоятельств непреодолимой силы, стихийного бедствия (форс-мажорных обстоятельств), подтвержденных в порядке, предусмотренном законодательством;
з) задолженность субъектов хозяйствования, признанных банкротами в установленном законом порядке или прекращенных как юридические лица в связи с их ликвидацией.
Таким образом, просроченная дебиторская задолженность не автоматически считается безнадежной — нужно иметь юридические основания для ее списания.
Как списать дебиторскую задолженность правильно
Процесс списания состоит из нескольких этапов:
- Анализ задолженности — проверка сроков, обстоятельств и документов. Важно установить дату возникновения долга, наличие попыток взыскания, действие договора и срок исковой давности.
- Подтверждение безнадежности — наличие решений суда, выписок из ЕГР, справок исполнительной службы, акта о невозможности взыскания. Также учитывается официальная информация о ликвидации или банкротстве должника.
- Приказ руководителя — оформление внутреннего документа о списании. В приказе обязательно указывается основание, сумма, период возникновения задолженности и ссылки на документы.
- Отражение в бухгалтерском учете — по счету 944 или 944/377 (в зависимости от ситуации). Если ранее создавался резерв, списание отражается через уменьшение резерва.
- Отражение в налоговом учете — в соответствии с требованиями разделов ІІІ и IV НКУ. Если все условия соблюдены, списанная сумма может быть учтена в расходах предприятия, а в случае с НДС — может возникнуть обязательство по корректировке налогового кредита.
Налоговые последствия списания
Списание просроченной дебиторской задолженности не всегда уменьшает объект налогообложения. Чтобы включить сумму в расходы, предприятие должно соответствовать критериям статьи 14 НКУ, которая определяет понятие «безнадежная задолженность».
Например:
- Если задолженность признается безнадежной — она уменьшает финрезультат до налогообложения по правилам бухучета. Такая операция отражается в декларации по налогу на прибыль.
- Если же нет подтверждения (истечение срока давности, судебного решения и т. п.) — списание может быть признано необоснованным, и расходы налоговой не будут приняты. Кроме того, это может повлечь за собой доначисление налога при проверке.
Также у плательщиков НДС возникает вопрос корректировки налогового кредита, если долг остался неоплаченным. Если товары/услуги не были оплачены в установленный срок, НДС-кредит подлежит уменьшению (ст. 198 НКУ).
Во избежание споров с налоговыми органами важно иметь полный пакет подтверждающих документов и обоснование, почему задолженность является безнадежной.
Документы, необходимые для списания
Для обоснованного списания дебиторской задолженности в 2025 году следует подготовить:
- Акт инвентаризации задолженности — подтверждает, что задолженность действительно существует, не погашена и признана безнадежной или просроченной.
- Справку/заключение юриста или службы безопасности — содержит анализ причин неплатежа, действий по взысканию и правовую оценку перспектив.
- Решение суда (если есть) или исполнительный лист — особенно важно при наличии судебного спора или безуспешного исполнительного производства.
- Выписка из ЕГР о ликвидации должника — свидетельствует об отсутствии правопреемников и невозможности взыскания долга.
- Приказ руководителя о списании — внутренний документ, удостоверяющий управленческое решение с четким указанием оснований и суммы.
- Бухгалтерскую справку с обоснованием учетных проводок — включает ссылки на нормативные акты, выбранный счет и обоснование финрезультата.
Без полного комплекта документов списание может быть признано налоговыми органами формальным и необоснованным.
Типичные ошибки при списании
- Отсутствие подтверждающих документов — решения суда, извлечений, уведомлений. Без этого списание не будет считаться правомерным ни налогово, ни финансово.
- Непроведенная инвентаризация — требование для учета списания согласно Положению №879. Инвентаризация должна быть оформлена надлежащим актом.
- Списание раньше, чем завершился срок исковой давности — не позволяет признать задолженность безнадежной. Это также может быть основанием для налоговых доначислений.
- Ошибки в учете — неправильный счет, некорректный НДС, отсутствие проводки по резерву (при его наличии).
- Отсутствие приказа руководителя — даже при наличии оснований. Без этого внутреннего распорядительного документа списание не считается завершенным.
Чтобы избежать таких ошибок, целесообразно утвердить внутренний регламент списания долгов или пользоваться консультациями аудитора.
Заключение
Списание дебиторской задолженности — это не просто бухгалтерская операция, а юридически и налогово значимое действие, которое требует взвешенного подхода. Важно понимать, что вопрос, как списать дебиторскую задолженность, решается не только на уровне бухгалтерии, но и с привлечением юристов. Каждое списание должно быть надлежащим образом обосновано, подтверждено документально и соответствовать требованиям действующего законодательства. Если возникают сомнения или сложные случаи — лучше обратиться к налоговому консультанту или аудитору, чтобы избежать рисков при проверках.
Контактная информация
Местонахождение
Украина